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為開放式辦公空間正名

來源: 時間:2021-08-10 08:19:29 瀏覽次數:

關于開放式辦公空間的利弊有很多爭論,但它仍將成為未來的設計方向之一,只是會出現新變化,這種變化我們稱之為“2.0版開放式設計”。設計師要以這種思維,在開放式辦公場所規劃不同區域(如從專注的單獨區域到集體進行頭腦風暴的區域……),使之既能培養團隊意識和支持協作,又有利于員工單獨工作和思考……

關于開放式辦公空間的利弊有很多爭論,但它仍將成為未來的設計方向之一,只是會出現新變化,這種變化我們稱之為“2.0版開放式設計”。設計師要以這種思維,在開放式辦公場所規劃不同區域(如從專注的單獨區域到集體進行頭腦風暴的區域……),使之既能培養團隊意識和支持協作,又有利于員工單獨工作和思考……


安靜工作和團隊協作共處一個區域,是2.0版開放式設計的主要特點,員工們可以根據自己的需要選擇工作場所

在新舊設計理念換代的過程中,協作辦公空間、靈活的咖啡廳和私人電話亭……已成為開放式空間環境里重要的平衡要素,它們能確保員工有一個安靜的地方處理各種類型的工作,同時又能確保他們與同事交流和協作…… 

 “2.0版開放式設計”的前提

在用“2.0版開放式設計”思維進行設計前,重要的是了解甲方當前的工作條件、員工工作場所實踐和需要改進的領域,以便為新空間提供最真實的信息。

設計前應對甲方員工進行調查研究,更好地了解需求、存在的問題和他們的愿望??梢允褂肧urveyMonkey等在線調查工具,找到人們在當下空間中的感受,從而確定他們不喜歡或感覺不好的地方。

一般來說,問題往往集中在個人空間和鄰近區域、溫度控制、光線水平、舒適度和辦公空間里的生產效率等要素上。很多時候,我們聽到的最大抱怨是“會議室空間不夠大”。這樣的反饋可以幫助設計師衡量項目需求,在設計討論會中進行充分的準備。


此外,還應該召開項目研討會議,與各部門負責人、代表會面,總結出各個方面的具體需求,并在設計中對這些加以說明。這能讓我們在戰略層面將所有員工的反饋與他們團隊的目標和愿景結合起來,推動甲方公司持續發展。

不可忽略的分組設計研討會

一旦最初的空間分析和戰略措施獲得共識,應該組織召開分組設計研討會,鼓勵甲方員工圍繞新的空間提出理想愿景。這時關注的領域包括文化和團隊、個人空間、會議空間以及他們認為有利于提高工作效率的其他方案需求。

分組設計研討會是設計過程中一個重要步驟,甲方員工是與辦公空間進行互動的主體,應允許他們提出自己的全部要求。在研討會上,應將之前進行的調查結果反饋給大家,進一步明確領導層的最終目標。

如設計公司在與波士頓醫療康復研究所(IHI)合作時,這家非營利組織的領導團隊非常愿意合作,希望設計師能夠盡最大可能滿足每個人的需求。因此,IHI確定了一個多元化的員工分組,約10%的員工參與其中,而高層領導只占極少數。這個分組是成功的,因為它使設計師能夠在個人層面上理解各種觀點、工作風格和部門需求。

那么,如何組建理想的設計研討組呢?我們建議不要只有領導層來做這些決定,而應該支持不同部門、不同級別和不同年齡的員工。重要的是讓那些將要升任新職位的人參與進來。參加者的數量也很重要,人員太多很難確保所有人的聲音都能被聽到,太少也無法獲得多方面的反饋。  

盡早讓辦公家具供應商介入

不管是設計師還是甲方,都希望整個辦公環境協調統一、更有凝聚力,但不同部門的個性元素也要融入設計中??梢猿闪⒁粋€由各部門代表組成的領導委員會,在研討會上,把設計工作分為三部分進行探討。一是預想圖像,二是示意圖設計,最后再到三維效果圖。這是一個循序漸進的過程,各部門可根據其獨特的需求或偏好,確定自己的家具配置,并根據所選的方案,確定個性化的飾面和配件等。

如某設計公司在為一所頂尖大學設計辦公室的過程中,讓家具設計師盡早介入成為重要的一環。設計師展示了一個實時的3D模型,各部門代表據此選定了飾面、家具等,還在模型上進行了預覽。這種早期預覽,會讓甲方員工對未來的辦公空間產生強烈的主人翁意識,對新的空間充滿期待。此外,通過參與自己的個人空間設計,很多員工對辦公室規劃的擔心和對空間變革的恐懼會慢慢消除,因為他們知道,在即將到來的變革中,自己是不可或缺的部分,這種變革會給他們帶來更多的好處。

波士頓醫療康復中心采取了另一種提升員工敬業度的方法。他們在員工搬家前舉辦了一次全員活動,讓員工預覽新辦公室,了解新空間的舒適和新社區的情況。從馬薩諸塞州搬到波士頓后,康復中心的領導希望員工在新的通勤路線上和周邊地區都能安心。通過讓他們熟悉附近環境和新的辦公空間,帶給他們更好的心情和更強烈的搬家渴望。

 入駐后的跟蹤調查必不可少 

員工入駐新辦公室6至12個月,設計公司利用“全員入駐后調查”等方式,創建基準數據,確定員工對新舊空間的對比意見。把員工適應新空間的時間,作為一段里程碑式的時間,清楚地了解哪些東西對他們不起作用,哪些東西可能在工作應用得很好。


通過設立員工文化委員會等策略,鼓勵他們在搬進新辦公室后繼續就空間設計進行對話,以確保新的空間能夠長期支持員工的不同需求

如某設計項目,設計公司建議甲方搬進去后成立一個員工文化委員會,繼續圍繞辦公室設計展開討論。設計公司參與該委員會召開的月度會議,討論各個部門如何適應新環境,員工在新空間如何工作,哪些空間使用得很好或相反……通過例行會議和開放溝通渠道,甲方員工可以更多地融入新空間,設計公司也能盡快解決早期出現的問題,或者確定其中哪些問題可以隨著時間推移自行解決……

這些跟蹤調查的結果,將幫助設計師確定是否有需要進一步改善的空間,從而緩解新環境帶來甲方員工的壓力。

這個由甲方員工參與的一體化協作式設計過程,不僅滿足了大多數員工的需求,幫助甲方領導層實現了管理目標,也使得設計機構及其設計師可以確保2.0版開放式設計的成功。


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